Sebuah iklan lowongan meminta “keterampilan komunikasi yang kuat”. Seorang atasan berkata bahwa kandidat tidak memiliki “kompetensi yang tepat”. Seorang pelatih menyuruh Anda “membangun kemampuan Anda”. Tiga kata, dipakai seolah-olah artinya sama. Padahal tidak, dan mencampuradukkannya menimbulkan kesalahan yang diam-diam merugikan: merekrut berdasarkan hal yang keliru, atau menghabiskan sebulan untuk kursus yang sejak awal tidak akan menyelesaikan masalah yang sebenarnya Anda hadapi.
Kemampuan: daya yang Anda bawa sebelum ada yang mengajari
Kemampuan adalah daya dasar yang melekat pada diri seseorang. Contohnya adalah cepat menangkap pola dalam angka, menyimpan beberapa informasi sekaligus di dalam pikiran, atau mengikuti argumen yang diucapkan sambil memikirkan jawaban Anda. Kemampuan bersifat umum dan tidak terikat pada satu pekerjaan, serta cenderung berubah lebih lambat dibandingkan keterampilan.
Di tempat kerja, kemampuan tampak sebagai kemudahan. Orang yang sekilas bisa melihat bagaimana bagian-bagian sebuah jadwal saling menyesuaikan sedang menunjukkan kemampuan, meskipun ia belum pernah dilatih menyusun jadwal. Kemampuan bisa mempercepat proses belajar, tetapi tidak menentukan ke mana seseorang akhirnya sampai, karena latihan dan keadaan juga berperan.
Keterampilan: sesuatu yang Anda pelajari dan dapat Anda tunjukkan
Keterampilan adalah hal tertentu yang telah Anda pelajari cara melakukannya. Membuat tabel pivot, menulis kueri basis data, menyusun email klien yang jelas, memimpin sesi retrospektif: masing-masing adalah keterampilan. Keterampilan bersifat konkret dan biasanya dapat diperiksa. Anda dapat memberi seseorang sebuah tugas lalu mengamatinya, atau melihat hasil kerja yang sudah jadi.
Sifat yang dapat diperiksa itulah yang membuat keterampilan mendominasi resume dan iklan lowongan. Itu juga alasan mengapa keterampilan merupakan jawaban yang belum lengkap. Dua orang bisa sama-sama terampil memimpin rapat tim, dan salah satunya selalu mengirim catatan rapat sesudahnya, sedangkan yang lain mengirimnya kalau ingat. Keterampilannya sama; ada hal lain yang berbeda.
Kompetensi: pengetahuan, keterampilan, dan perilaku dalam situasi nyata
“Hal lain” itulah yang berusaha ditangkap oleh model kompetensi. Kompetensi adalah satu paket: pengetahuan yang Anda perlukan, keterampilan yang dapat Anda terapkan, dan perilaku yang benar-benar Anda tunjukkan, semuanya dalam konteks tertentu. Konteks bukan sekadar hiasan. “Menangani keluhan pelanggan” berarti hal yang berbeda pada pukul empat sore hari Jumat dengan pelanggan yang marah dibandingkan dengan permainan peran dalam pelatihan.
- Pengetahuan: Anda tahu kebijakan pengembalian dana dan di mana letak pengecualiannya.
- Keterampilan: Anda dapat menulis balasan yang tenang dan jelas serta meredakan panggilan telepon yang memanas.
- Perilaku: Anda segera menangani keluhan itu, tetap tenang, mengakui masalahnya sebagai tanggung jawab Anda, dan menindaklanjutinya sesuai waktu yang Anda janjikan.
Pengetahuan dan keterampilan berkaitan dengan apa yang mampu Anda lakukan. Perilaku berkaitan dengan apa yang secara konsisten Anda lakukan. Penilaian diri seperti Tes Kompetensi berada di sisi perilaku dari paket tersebut: tes ini menanyakan seberapa sering Anda bertindak dengan cara tertentu, bukan apakah Anda mampu melakukannya.
Apa yang keliru ketika ketiganya tertukar
Ambil contoh rapat berdiri hari Senin, ketika laporan seorang rekan selalu kabur. Masalahnya bisa berupa kesenjangan pengetahuan (ia belum memahami sistemnya cukup baik untuk menjelaskannya), kesenjangan keterampilan (ia belum pernah belajar menyusun laporan singkat), atau kesenjangan perilaku (ia tahu dan mampu, tetapi menghindari mengatakan di mana ia tersendat). Masing-masing memerlukan perbaikan yang berbeda.
- Dalam perekrutan. Sebuah iklan meminta penguasaan perangkat lunak tertentu karena perangkat mudah dicantumkan, padahal masalah sebenarnya di tim adalah serah terima pekerjaan yang tidak didokumentasikan. Karyawan baru memiliki keterampilan itu dan masalahnya tetap ada.
- Dalam pengembangan diri. Anda berkata pada diri sendiri bahwa Anda “buruk dalam menindaklanjuti”, mendaftar kursus perangkat manajemen proyek, menyelesaikannya, dan pesan-pesan tetap menumpuk. Yang kurang adalah kebiasaan, bukan perangkat.
- Dalam umpan balik. “Anda perlu keterampilan komunikasi yang lebih baik” bisa berarti apa saja, dari “tulis email yang lebih singkat” sampai “beranilah bersuara dalam rapat”. Tanpa bertanya yang mana, Anda mungkin memperbaiki hal yang salah.
Satu kebiasaan yang berguna: ketika seseorang menyebutkan sebuah kekurangan, tanyakan apakah itu sesuatu yang belum Anda ketahui, sesuatu yang belum bisa Anda lakukan, atau sesuatu yang bisa Anda lakukan tetapi tidak Anda lakukan secara konsisten.
Mengapa organisasi mendefinisikan kompetensi secara berbeda
Tidak ada satu daftar kompetensi yang disepakati bersama, dan tidak ada satu cara baku untuk menyusunnya. Para psikolog industri dan organisasi yang meneliti bagaimana organisasi menyusun model kompetensi menemukan bahwa praktiknya sangat beragam dari satu organisasi ke organisasi lain (Shippmann et al., 2000). Kajian yang lebih baru memaparkan panduan untuk melakukannya dengan baik, misalnya mendasarkan kompetensi pada analisis yang cermat terhadap pekerjaan itu sendiri (Campion et al., 2011).
Dalam praktik, ini berarti “komunikasi” menurut satu pemberi kerja bisa berupa daftar perilaku yang dapat diamati, sedangkan menurut pemberi kerja lain berupa judul kabur yang mencampurkan kemampuan menulis dan rasa percaya diri secara umum. Ketika sebuah iklan atau formulir evaluasi memakai kata itu, carilah contoh di bawahnya, atau tanyakan tindakan apa yang akan terlihat dari seseorang. Dan perlakukan setiap set enam kompetensi, termasuk yang ada di JobCannon, sebagai satu cara yang masuk akal untuk membagi wilayah yang sama, bukan sebagai definisinya.
Di mana Audit Keterampilan dan Tes Kompetensi berada
Di JobCannon, kedua alat ini membagi wilayahnya. Audit Keterampilan mendata keterampilan: apa yang bisa Anda lakukan. Tes Kompetensi menilai perilaku: seberapa sering Anda bertindak dalam enam cara di tempat kerja. Tidak satu pun dari keduanya mengukur kemampuan, dan Tes Kompetensi adalah penilaian diri yang bukan instrumen tervalidasi dan tidak memprediksi keberhasilan kerja.
Bila dipakai bersama, keduanya dapat menunjukkan ketidaksesuaian yang berguna. Daftar keterampilan yang panjang dengan nilai Perencanaan dan Pengorganisasian yang rendah menunjukkan bahwa Anda bisa mengerjakan pekerjaan itu tetapi belum melakukannya dengan cara yang konsisten. Kebalikannya, kebiasaan yang kuat dengan daftar keterampilan yang tipis, menunjukkan bahwa langkah berikutnya adalah belajar, bukan disiplin. Untuk memahami arti sebuah hasil, lihat apa itu tes kompetensi; untuk keenam bidangnya sendiri, enam kompetensi kerja inti.