Một tin tuyển dụng yêu cầu “kỹ năng giao tiếp tốt”. Một quản lý nói ứng viên thiếu “những năng lực phù hợp”. Một huấn luyện viên bảo bạn hãy “phát triển khả năng của mình”. Ba từ được dùng như thể chúng chỉ cùng một thứ. Thực ra không phải, và việc lẫn lộn chúng gây ra những sai lầm âm thầm: tuyển người theo tiêu chí sai, hoặc bỏ một tháng cho một khóa học vốn không bao giờ giải quyết được vấn đề bạn thực sự gặp.
Khả năng: tiềm lực bạn mang theo trước khi có ai dạy bạn
Khả năng là một tiềm lực nền tảng. Ví dụ như nhận ra quy luật trong các con số một cách nhanh chóng, giữ nhiều mẩu thông tin trong đầu cùng lúc, hoặc theo dõi một lập luận được nói ra trong khi nghĩ về câu đáp lại. Khả năng mang tính chung chứ không gắn với một công việc cụ thể, và so với kỹ năng, chúng thường thay đổi chậm.
Ở nơi làm việc, khả năng thể hiện ra là sự dễ dàng. Người nhìn thoáng qua đã thấy các phần của một lịch trình khớp nhau thế nào đang thể hiện một khả năng, dù họ chưa từng được đào tạo về lập lịch. Khả năng có thể giúp việc học nhanh hơn, nhưng nó không quyết định ai sẽ đi đến đâu, vì luyện tập và hoàn cảnh cũng quan trọng.
Kỹ năng: điều bạn đã học để làm và có thể thể hiện
Kỹ năng là một việc cụ thể bạn đã học để làm. Tạo bảng tổng hợp dữ liệu, viết truy vấn cơ sở dữ liệu, soạn một email rõ ràng gửi khách hàng, điều hành một buổi nhìn lại sau dự án: mỗi việc đều là một kỹ năng. Kỹ năng thì cụ thể và thường kiểm chứng được. Bạn có thể giao cho ai đó một nhiệm vụ rồi quan sát, hoặc xem một sản phẩm đã hoàn thành.
Chính khả năng kiểm chứng ấy là lý do kỹ năng chiếm ưu thế trong CV và tin tuyển dụng. Đó cũng là lý do nó chỉ là một câu trả lời chưa đầy đủ. Hai người đều có thể giỏi điều hành họp nhóm, và một người luôn gửi biên bản sau đó trong khi người kia chỉ làm khi nhớ ra. Kỹ năng thì giống nhau; có một điều gì khác đang khác biệt.
Năng lực: kiến thức, kỹ năng và hành vi trong một tình huống thực tế
“Điều gì khác” đó chính là thứ các mô hình năng lực cố nắm bắt. Một năng lực là một gói: kiến thức bạn cần, kỹ năng bạn có thể áp dụng, và hành vi bạn thực sự thể hiện, tất cả trong một bối cảnh cụ thể. Bối cảnh không phải đồ trang trí. “Xử lý khiếu nại của khách hàng” mang một ý nghĩa khác vào bốn giờ chiều thứ Sáu với một khách hàng đang tức giận so với trong một buổi đóng vai ở lớp đào tạo.
- Kiến thức: bạn biết chính sách hoàn tiền và biết các ngoại lệ nằm ở đâu.
- Kỹ năng: bạn có thể viết một phản hồi bình tĩnh, rõ ràng và xoa dịu một cuộc gọi căng thẳng.
- Hành vi: bạn tiếp nhận khiếu nại ngay, giữ vững tinh thần, nhận trách nhiệm về vấn đề và theo dõi lại khi bạn đã nói sẽ làm vậy.
Kiến thức và kỹ năng nói về những gì bạn có thể làm. Hành vi nói về những gì bạn làm một cách đều đặn. Một bản tự đánh giá như Bài Kiểm Tra Năng Lực nằm ở phía hành vi của gói này: nó hỏi bạn hành động theo những cách cụ thể thường xuyên đến đâu, chứ không hỏi bạn có khả năng làm hay không.
Điều gì hỏng khi ba khái niệm bị đổi chỗ cho nhau
Hãy lấy một buổi họp nhanh đầu tuần vào thứ Hai, nơi phần cập nhật của một đồng nghiệp luôn mơ hồ. Vấn đề có thể là khoảng trống về kiến thức (họ chưa hiểu hệ thống đủ rõ để mô tả), khoảng trống về kỹ năng (họ chưa bao giờ học cách cấu trúc một bản cập nhật ngắn), hoặc khoảng trống về hành vi (họ biết và làm được, nhưng tránh nói mình đang vướng ở đâu). Mỗi khoảng trống đòi hỏi một cách khắc phục khác nhau.
- Trong tuyển dụng. Một tin tuyển dụng yêu cầu một công cụ phần mềm vì công cụ dễ liệt kê, trong khi vấn đề thật của nhóm là việc bàn giao không được ghi chép. Người mới có kỹ năng ấy và vấn đề vẫn còn nguyên.
- Trong tự phát triển. Bạn tự nhủ mình “kém khoản theo dõi sau đó”, đăng ký một khóa học về công cụ quản lý dự án, học xong, và tin nhắn vẫn nằm đó. Mảnh còn thiếu là một thói quen, không phải một công cụ.
- Trong phản hồi. “Bạn cần kỹ năng giao tiếp tốt hơn” có thể mang nghĩa bất cứ điều gì, từ “hãy viết email ngắn hơn” đến “hãy lên tiếng trong các cuộc họp”. Nếu không hỏi rõ là điều nào, bạn có thể sửa nhầm thứ.
Một thói quen hữu ích: khi ai đó nêu ra một khoảng trống, hãy hỏi xem đó là điều bạn chưa biết, điều bạn chưa làm được, hay điều bạn làm được nhưng không làm đều đặn.
Vì sao các tổ chức định nghĩa năng lực theo những cách khác nhau
Không có một danh sách năng lực duy nhất được mọi người thống nhất, và cũng không có một cách xây dựng duy nhất được thống nhất. Các nhà tâm lý học công nghiệp và tổ chức khi xem xét cách các tổ chức xây dựng mô hình năng lực đã phát hiện rằng thực tiễn khác nhau rất nhiều giữa tổ chức này với tổ chức khác (Shippmann và cộng sự, 2000). Các nghiên cứu về sau đã đưa ra hướng dẫn để làm tốt việc này, chẳng hạn dựa các năng lực trên việc phân tích cẩn thận chính công việc (Campion và cộng sự, 2011).
Trên thực tế, điều này có nghĩa là “giao tiếp” của một nhà tuyển dụng có thể là danh sách các hành vi quan sát được, còn của nhà tuyển dụng khác có thể là một đề mục mơ hồ trộn lẫn kỹ năng viết và sự tự tin nói chung. Khi một tin tuyển dụng hay một biểu mẫu đánh giá dùng từ này, hãy tìm các ví dụ đi kèm bên dưới, hoặc hỏi xem người ta sẽ thấy ai đó làm gì. Và hãy coi bất kỳ bộ sáu nào, kể cả bộ trên JobCannon, là một cách hợp lý để chia cùng một vùng lãnh thổ, không phải là định nghĩa duy nhất.
Kiểm Toán Kỹ Năng và Bài Kiểm Tra Năng Lực nằm ở đâu
Trên JobCannon, hai công cụ chia nhau vùng này. Công cụ Kiểm Toán Kỹ Năng kiểm kê kỹ năng: bạn làm được gì. Còn Bài Kiểm Tra Năng Lực đánh giá hành vi: bạn hành động theo sáu cách ở nơi làm việc thường xuyên đến đâu. Không công cụ nào đo khả năng, và Bài Kiểm Tra Năng Lực là một bản tự đánh giá, không phải công cụ đã được kiểm chứng và không dự đoán thành công trong công việc.
Dùng cùng nhau, chúng có thể cho thấy một sự lệch pha hữu ích. Một danh sách kỹ năng dài đi cùng mức Lập Kế Hoạch và Tổ Chức thấp gợi ý rằng bạn làm được việc nhưng chưa làm theo cách đáng tin cậy. Điều ngược lại, thói quen mạnh mà danh sách kỹ năng mỏng, gợi ý rằng bước tiếp theo là học, không phải kỷ luật. Để biết một kết quả có ý nghĩa gì, hãy xem bài kiểm tra năng lực là gì; còn về chính sáu lĩnh vực, xem sáu năng lực làm việc cốt lõi.