Một lần tự chấm cho bạn biết bạn nhìn mình ra sao. Một gạch đầu dòng trong CV hay một nhận xét trong buổi đánh giá thì phải cho thấy bạn đã làm gì. Hai thứ này có liên hệ với nhau, vì hồ sơ của bạn có thể chỉ ra những hành vi nên tìm trong lịch sử làm việc của chính mình, nhưng chỉ loại câu thứ hai mới thuyết phục được người khác. Hướng dẫn này chỉ cách viết nó cho cả sáu năng lực mà không phải bịa ra một con số nào.
Một lần chấm là tấm gương, một gạch đầu dòng là bằng chứng
Các bài tổng quan nghiên cứu về việc con người đánh giá khả năng của chính mình tốt đến đâu, chẳng hạn bài tổng hợp của Zell và Krizan, cho thấy cách tự nhìn mình và các thước đo bên ngoài chỉ khớp nhau ở mức vừa phải. Đó không phải là lý do để nghi ngờ bản thân. Đó là lý do để mang theo một thứ mà người đọc có thể kiểm tra.
Một từ chỉ mức từ Bài Kiểm Tra Năng Lực thì không kiểm tra được. Nó là lời mô tả của chính bạn về mức độ thường xuyên bạn hành động theo sáu cách, do một bài kiểm tra miễn phí của JobCannon tạo ra, không phải bài kiểm tra khả năng và không được kiểm chứng. Một câu về việc bạn đã làm gì, cho ai, và điều gì đã xảy ra thì kiểm tra được. Việc của hồ sơ là gợi ý nơi cần đào trong trí nhớ; việc của gạch đầu dòng là chứa những gì bạn đào được.
Hành vi, bối cảnh, kết quả
Mỗi gạch đầu dòng hay câu đánh giá mạnh đều có ba phần: hành vi (điều bạn đã làm, mở đầu bằng một động từ), bối cảnh (ở đâu, cho ai, dưới áp lực nào) và kết quả (điều gì đã thay đổi, hoặc điều gì ai đó làm được sau đó mà trước đó họ chưa làm được).
- Nhãn, không phải bằng chứng: “Kỹ năng giao tiếp xuất sắc.”
- Hành vi, bối cảnh, kết quả: “Viết ghi chú tình hình hằng tuần cho [nhóm], nêu rõ việc nào đã bàn giao, việc nào đang bị chặn và ai phải quyết định; [kết quả bạn có thể chỉ ra].”
Mọi thứ trong ngoặc vuông là chỗ giữ chỗ để thay bằng chi tiết thật của riêng bạn. Nếu bạn không có con số trung thực cho một kết quả thì đừng đoán. Hãy dùng một sự việc đơn giản thay vào (ai đã dựa vào nó, nó chạy bao lâu, điều gì không còn xảy ra nữa) hoặc bỏ vế kết quả và giữ lại hành vi.
Sáu năng lực, sáu gạch đầu dòng, sáu dòng đánh giá
Đây là các mẫu. Mọi ngoặc vuông là để bạn điền một điều có thật, và bất kỳ [số] nào cũng có nghĩa là một con số từ ghi chép của chính bạn, không gì khác.
- Giao Tiếp. CV: “Viết ghi chú tình hình hằng tuần cho [nhóm], nêu rõ việc nào đã bàn giao, việc nào đang bị chặn và ai phải quyết định; [kết quả bạn có thể chỉ ra].” Đánh giá: “Tôi chuyển các lần bàn giao của chúng tôi từ nói miệng sang văn bản ([ví dụ, ngày]). Tôi vẫn bỏ phần tóm tắt khi vội, nên tôi đang giữ một mẫu có sẵn.”
- Giải Quyết Vấn Đề. CV: “Lần ra [vấn đề lặp lại] đến [nguyên nhân] bằng cách so sánh [những gì bạn đã so sánh], và khắc phục bằng [hành động]; [điều không còn xảy ra].” Đánh giá: “Với [sự cố], tôi đã viết ra điều mình biết và điều mình đang đoán trước khi thay đổi bất cứ thứ gì ([kết quả]). Lần tới tôi muốn đưa [người] vào sớm hơn.”
- Lãnh Đạo và Chủ Động. CV: “Nhận trách nhiệm [việc không ai phụ trách], đặt người phụ trách và ngày hoàn thành cho [số] người, và theo sát cho đến khi giao xong.” Đánh giá: “Tôi đã điều phối [dự án] khi không ai được phân công ([điều đã xảy ra]). Tôi muốn giỏi hơn ở việc giao việc đi thay vì giữ nó lại.”
- Lập Kế Hoạch và Tổ Chức. CV: “Lập kế hoạch cho [dự án] ngược từ hạn chót [ngày] thành các bước có ngày, báo sớm [bước đang trễ], và giao [cái gì và khi nào].” Đánh giá: “Tôi lập kế hoạch tốt cho con đường chính và tính thiếu các gián đoạn. Với [dự án], tôi đã thêm một khoảng đệm trước [phần phụ thuộc] ([kết quả]).”
- Thích Ứng. CV: “Tiếp quản [mảng mới] trong thời gian ngắn khi [thay đổi], học [công cụ hoặc quy trình], và giữ [công việc hiện có] đúng tiến độ.” Đánh giá: “Khi các ưu tiên thay đổi vào [ngày], tôi sắp xếp lại danh sách ngay hôm đó và báo cho [những người] biết điều gì đã thay đổi với họ ([kết quả]).”
- Làm Việc Nhóm. CV: “Làm việc với [các vai trò] về [mục tiêu chung], đảm nhận các việc của [đồng nghiệp] trong [khoảng thời gian] và thống nhất cách chia [công việc] đứng vững đến [ngày].” Đánh giá: “[Đồng nghiệp] và tôi bất đồng về [chủ đề]; tôi đã [điều bạn làm] ([kết quả]). Tôi đang tập nhờ giúp đỡ sớm hơn.”
Chỗ giữ chỗ, không phải phỏng đoán
- Hãy điền mỗi ngoặc vuông từ một thứ bạn có thể chỉ ra: một email đã gửi, một phiếu công việc, một mục trong lịch, một bản đánh giá cũ, trí nhớ của một đồng nghiệp.
- Nếu bạn không tìm được con số, hãy xóa con số, đừng xóa câu. Giữ lại sự việc đơn giản mà bạn biết chắc.
- Đừng làm tròn lên. Nếu buộc phải ước chừng, hãy nói “khoảng” và chắc chắn rằng bạn bảo vệ được nó nếu người đọc hỏi bạn đã đếm thế nào.
- Nếu bạn không nhớ ra điều gì cụ thể cho một năng lực, hãy để nó ra ngoài. Điều đó có thể cho bạn biết điều gì đó về việc bạn thực sự dùng nó thường xuyên đến đâu, và một tháng thực hành có theo dõi có thể cho bạn những ví dụ thật để ghi lại.
Những từ nên ưu tiên và những lời tuyên bố bạn không chứng minh được
Hãy ưu tiên các động từ giản dị gọi tên một hành động: viết, điều hành, thiết lập, thống nhất, lên kế hoạch lại, bàn giao, lần ra, báo cấp trên, điều phối, hướng dẫn, hỏi. Cũng hãy ưu tiên các danh từ giản dị: người phụ trách, ngày, danh sách kiểm tra, bản bàn giao.
Hãy dè chừng bất cứ điều gì bạn không thể chứng minh nếu người đọc hỏi “làm sao bạn biết?”:
- Những nhãn không có hành vi: “người giao tiếp xuất sắc”, “nhà lãnh đạo bẩm sinh”, “người làm việc nhóm giỏi”.
- Các bảng xếp hạng: “người làm việc hàng đầu”, “giỏi nhất nhóm”, trừ khi có ai đó đã ghi lại điều ấy.
- Mức hay tỷ lệ phần trăm từ Bài Kiểm Tra Năng Lực của bạn, vốn là một lần tự chấm và không có sự kiểm tra từ bên ngoài.
- Các từ tuyệt đối: “luôn luôn”, “không bao giờ”, “lần nào cũng”.
- Một kết quả của cả nhóm mà bạn nhận là của riêng mình. Hãy nói bạn đã đóng góp gì.
Về bố cục và từ khóa, hãy xem điều gì làm một CV thân thiện với ATS. Với phần kỹ năng, Kiểm Toán Kỹ Năng cho bạn một bản kiểm kê những gì bạn làm được.
Trong buổi đánh giá hiệu suất: hai hoặc ba năng lực và một khoảng trống trung thực
Một bản tự đánh giá không cần có đủ sáu năng lực. Hãy chọn hai hoặc ba năng lực mà vai trò của bạn và các ưu tiên của quản lý chạm đến nhiều nhất. Với mỗi năng lực, đưa ra hành vi, bối cảnh và kết quả, rồi thêm một dòng về điều bạn muốn làm tiếp theo. Hãy nêu một khoảng trống trung thực; với người đã chứng kiến cả năm của bạn, nó khiến phần còn lại dễ tin hơn.
Nếu có thể, hãy nhờ quản lý hoặc một đồng nghiệp cho một nhận xét về năng lực mà bạn thấy ít chắc chắn nhất. Chỗ nào cái nhìn của họ khác với điểm bạn tự chấm, chỗ khác biệt đó là phần hữu ích. Hồ sơ của bạn từ Bài Kiểm Tra Năng Lực là nơi để bắt đầu cuộc trò chuyện, không phải một số điểm để bảo vệ. Bài đồng hành, câu trả lời về điểm mạnh và điểm yếu từ hồ sơ năng lực của bạn, bàn về phiên bản nói thành lời.