Muốn giỏi hơn về “giao tiếp” hay “lãnh đạo” cũng giống như muốn khỏe hơn: mục tiêu là có thật nhưng quá lớn để bắt tay vào làm. Kế hoạch này thu nhỏ nó lại. Bạn chọn một trong sáu năng lực, luyện một hành vi nhỏ có thể quan sát được mỗi tuần trong bốn tuần, giữ một bản ghi trên giấy, rồi tự chấm lại. Nó không hứa hẹn bạn sẽ đến đâu. Điều nó mang lại là ba mươi ngày bằng chứng về cách bạn thực sự làm việc.
Vì sao chỉ một năng lực và vì sao bốn tuần
Dàn trải nỗ lực cho cả sáu thường có nghĩa là không làm được cái nào. Một năng lực cho bạn một điều duy nhất để để ý và một trang giấy duy nhất để viết. Bốn tuần đủ dài để lặp lại một hành vi nhiều lần và đủ ngắn để bạn vẫn còn nhớ vì sao mình bắt đầu.
Trong kế hoạch này, năng lực là một khuôn mẫu hành vi, không phải một tài năng. Công cụ Bài Kiểm Tra Năng Lực của JobCannon đánh giá mức độ thường xuyên bạn nói rằng mình hành động theo sáu khuôn mẫu như vậy. Nó không đo khả năng và không được kiểm chứng, nên không điều gì ở đây giả định rằng từ chỉ mức trên kết quả của bạn là một sự thật về bạn. Đó là một nơi để bắt đầu quan sát.
Hãy chọn năng lực khiến bạn phải trả giá trong công việc hiện tại: năng lực mà bạn cứ ước nó khác đi vào chiều thứ Năm. Đó không nhất thiết là năng lực có điểm thấp nhất.
Nấc thang bốn tuần
- Tuần 1: quan sát. Làm thói quen nhỏ đầu tiên trong danh sách bên dưới vào mọi dịp tự nhiên. Đừng thay đổi gì khác.
- Tuần 2: thêm hành vi thứ hai. Giữ tuần 1 nếu nó đến một cách tự nhiên, nhưng chỉ theo dõi hành vi mới.
- Tuần 3: thêm hành vi thứ ba. Nếu bạn bỏ lỡ phần lớn tuần, hãy lặp lại nó. Lịch chỉ là hướng dẫn, không phải hạn chót.
- Tuần 4: thêm hành vi thứ tư, và nhờ một đồng nghiệp bạn tin tưởng cho biết họ đã nhận thấy gì về năng lực này trong tháng vừa qua.
Mỗi hành vi đều nhỏ một cách có chủ ý. Nó chỉ nên mất vài giây, không phải vài giờ, và một người khác có thể nhìn thấy nó xảy ra. “Trở thành người giao tiếp giỏi hơn” không phải là một hành vi. “Nói to bước tiếp theo trước khi rời cuộc họp” thì phải.
Các thói quen nhỏ cho từng năng lực
Bốn hành vi cho mỗi năng lực, mỗi tuần một hành vi. Hãy chọn bộ dành cho năng lực bạn đã chọn và bỏ qua phần còn lại.
- Giao Tiếp. Tuần 1: trước khi rời cuộc họp, nói to điều bạn hiểu là bước tiếp theo. Tuần 2: sau một cuộc trò chuyện, đăng một bản tóm tắt một dòng về quyết định, người phụ trách và ngày hoàn thành. Tuần 3: đặt yêu cầu ở dòng đầu tiên của mọi tin nhắn dài hơn. Tuần 4: hỏi một người xem điều gì chưa rõ trong một việc bạn đã nói.
- Giải Quyết Vấn Đề. Tuần 1: viết vấn đề trong một câu trước khi bắt đầu. Tuần 2: liệt kê hai nguyên nhân khả dĩ ngoài nguyên nhân đầu tiên bạn nghĩ ra. Tuần 3: thử nguyên nhân rẻ nhất trước và viết ra điều bạn tìm thấy. Tuần 4: sau khi giải quyết xong, viết hai dòng về nguyên nhân và điều bạn sẽ kiểm tra trước ở lần sau.
- Lãnh Đạo và Chủ Động. Tuần 1: khi bắt đầu một việc nhóm, hỏi ai làm gì trước khi nào, và đề xuất nếu không ai trả lời. Tuần 2: mỗi cuộc họp một lần, đề xuất một quyết định thay vì chỉ xin ý kiến. Tuần 3: đưa cho một người một phản hồi cụ thể và tử tế về điều họ đã làm. Tuần 4: giao một phần công việc cho ai đó, nêu rõ kết quả mong muốn và để cách làm cho họ.
- Lập Kế Hoạch và Tổ Chức. Tuần 1: mỗi sáng, viết ra ba việc phải xảy ra trong hôm nay. Tuần 2: với một sản phẩm cần bàn giao, viết các bước có ngày theo chiều ngược từ hạn chót của nó. Tuần 3: thêm một khoảng đệm trước mỗi ngày mà người khác phụ thuộc vào. Tuần 4: vào thứ Sáu, so sánh kế hoạch với những gì đã xảy ra và viết một câu về khoảng chênh.
- Thích Ứng. Tuần 1: khi kế hoạch thay đổi, hỏi “điều gì đã thay đổi và điều gì vẫn giữ nguyên?” trước khi phản ứng. Tuần 2: cố ý làm một việc quen thuộc theo cách khác, chẳng hạn dùng công cụ, lộ trình hay hình thức họp mới. Tuần 3: khi một thay đổi ập đến, nói cho những người bị ảnh hưởng biết điều đó có ý nghĩa gì với họ ngay trong ngày. Tuần 4: xin một phần việc chưa quen và ghi lại điều bạn học được.
- Làm Việc Nhóm. Tuần 1: mỗi ngày hỏi thăm một đồng nghiệp xem điều gì sẽ giúp được họ. Tuần 2: ghi nhận một người bằng tên, bằng văn bản, vì điều họ đã làm. Tuần 3: nhờ giúp đỡ một lần ở việc mà bạn thường tự làm một mình. Tuần 4: khi bạn không đồng ý, hãy nói trước điều bạn đồng ý rồi mới nêu tên chỗ khác biệt.
Theo dõi trên giấy
Bạn cần một tờ giấy cho mỗi tuần và một cây bút. Viết hành vi của tuần đó ở trên cùng, vẽ bảy ô nhỏ, và đánh dấu một ô khi bạn đã làm. Bên cạnh ô, viết vài từ: ở đâu, với ai, chuyện gì đã xảy ra. Giấy không có thông báo để tắt và không có gì để thiết lập.
- Chỉ đánh dấu điều đã xảy ra. Một ngày bỏ lỡ cứ để trống. Đừng điền vào lúc Chủ nhật.
- Viết tình huống, không phải cảm xúc của bạn về nó: “Thứ Ba, họp nhanh đầu ngày của nhóm, đã nói to bước tiếp theo, không ai chỉnh tôi.”
- Mỗi tuần một lần, thêm một dòng về điều gì đã cản trở.
- Giữ lại mọi tờ. Bốn tờ đó là bản ghi bạn sẽ dùng ở cuối.
Tự chấm lại sau 30 ngày
Vào ngày thứ ba mươi hoặc ba mươi mốt, hãy làm lại Bài Kiểm Tra Năng Lực. Trước khi nhìn các mức mới, hãy đọc các tờ giấy của chính bạn và viết một câu về điều đã thay đổi trong những gì bạn làm.
Rồi hãy chờ đợi một chút nhiễu. Tự chấm điểm dao động theo tâm trạng của bạn, theo tuần vừa qua ra sao và theo những ví dụ nào tình cờ hiện lên khi bạn đọc từng phát biểu. Một dịch chuyển nhỏ lên hay xuống ở một năng lực không phải là phán quyết theo hướng nào cả. Khuôn mẫu trong các tờ giấy của bạn là bằng chứng tốt hơn: hành vi có xảy ra hầu hết các ngày không, nó có trở nên dễ hơn không, có ai phản ứng với nó không?
Một kết quả cao hơn thì tốt, nhưng hãy đối chiếu nó với các tờ giấy trước khi tin. Một kết quả thấp hơn cũng không nhất thiết là một bước lùi: nhìn kỹ vào thói quen của mình có thể khiến bạn tự chấm khắt khe hơn, nên đôi mắt sắc hơn có thể cho ra một con số thấp hơn. Và nếu không có gì dịch chuyển, bạn vẫn biết nhiều hơn trước, vì bạn có một tháng bản ghi thay vì một ấn tượng.
Kế hoạch này là thực hành, không phải lời hứa. Nó sẽ không sửa được một vai trò khiến một hành vi trở nên bất khả thi, và nó không thay thế phản hồi từ những người nhìn thấy công việc của bạn. Dù tháng này cho thấy điều gì, hãy giữ các tờ giấy: chúng chứa những ví dụ thật bạn cần cho một câu trả lời về điểm mạnh và điểm yếu và cho các gạch đầu dòng trong thể hiện năng lực trong CV và trong các buổi đánh giá. Về câu hỏi rộng hơn là nên tin bất kỳ bản tự chấm nào đến mức nào, hãy đọc tự đánh giá ở nơi làm việc thực sự chính xác đến đâu và cách tự đánh giá mức kỹ năng của bạn một cách trung thực. Về những gì bạn có thể làm chứ không phải cách bạn làm việc, Kiểm Toán Kỹ Năng là công cụ đồng hành.