“Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn…” là câu định nghĩa một buổi phỏng vấn dựa trên năng lực. Người phỏng vấn không hề hoài niệm. Họ yêu cầu một sự việc có thật vì sự việc là thứ cụ thể có thể xem xét, trong khi “tôi là người làm việc nhóm tốt” chỉ là một lời tuyên bố. Bài viết này giải thích điều đang diễn ra ở phía bên kia bàn, cách xây dựng một câu trả lời tốt, và nơi một bản tự đánh giá như Bài Kiểm Tra Năng Lực có thể, và không thể, giúp bạn chuẩn bị.
Người phỏng vấn đang làm gì khi yêu cầu bạn kể một câu chuyện
Phỏng vấn dựa trên năng lực, đôi khi gọi là phỏng vấn theo hành vi, được xây dựng xoay quanh các năng lực mà một vai trò cần. Trong một quy trình được vận hành tốt, nhà tuyển dụng đã quyết định trước những năng lực nào quan trọng với công việc, ví dụ Lập Kế Hoạch và Tổ Chức, Làm Việc Nhóm hay Giải Quyết Vấn Đề, và chuẩn bị một câu hỏi cho từng năng lực. Mỗi câu hỏi yêu cầu một ví dụ thật: “Hãy kể về một lần bạn phải thay đổi kế hoạch trong thời gian ngắn.”
Sau đó, người phỏng vấn lắng nghe các chi tiết cụ thể. Tình huống là gì? Cá nhân bạn đã làm gì? Chuyện gì đã xảy ra? Họ thường ghi chép theo một bản hướng dẫn ngắn mô tả câu trả lời yếu hơn và mạnh hơn nghe như thế nào. Những câu hỏi tiếp theo như “Bạn đã nói gì với họ?” hay “Bạn sẽ làm khác đi điều gì?” tồn tại để phân biệt một sự việc đã trải qua với một sự việc đã được tập dượt.
Hãy so sánh với một câu hỏi giả định như “Bạn sẽ làm gì nếu một hạn chót bị trễ?”, vốn mời gọi một câu trả lời gọn gàng, lý tưởng. Một sự việc trong quá khứ khó trau chuốt hơn, vì sự việc thật luôn có những đầu mối còn dang dở.
Tình huống, hành động, kết quả: hình dạng của một câu trả lời tốt
Phần lớn lời khuyên rút gọn cấu trúc thành ba nhịp, đôi khi bốn khi phần nhiệm vụ được tách ra (thường gọi là STAR). Các nhãn không quan trọng bằng tỷ lệ giữa các phần.
- Tình huống: một hoặc hai câu về bối cảnh. Ai, cái gì, và vì sao nó quan trọng. Không hơn.
- Hành động: phần dài nhất. Điều bạn đã làm, từng bước, và vì sao. Dùng “chúng tôi” để nói về bối cảnh thì được, nhưng người phỏng vấn đang đánh giá bạn.
- Kết quả: điều đã xảy ra, một cách trung thực, kể cả mọi điều không đi theo kế hoạch, và điều bạn rút ra từ đó.
Sau đây là một ví dụ cô đọng cho câu hỏi về lập kế hoạch. Tình huống: một báo cáo cho khách hàng đến hạn vào thứ Sáu, nhưng dữ liệu đến vào chiều thứ Tư. Hành động: tôi báo với khách hàng ngay hôm đó, đề xuất bản ngắn hơn cho thứ Sáu và bản đầy đủ vào thứ Hai, rồi dời hai việc khác để có chỗ trống. Kết quả: họ chấp nhận bản ngắn hơn, báo cáo đầy đủ được gửi vào thứ Hai, và giờ tôi yêu cầu đầu vào sớm hơn ở bất kỳ dự án nào phụ thuộc vào dữ liệu của người khác.
Hãy để ý điều vắng mặt: không có lời tuyên bố rằng mình “luôn luôn” lập kế hoạch tốt, và không có tính từ nào. Người nghe có thể đánh giá Lập Kế Hoạch và Tổ Chức, Giao Tiếp và Thích Ứng chỉ từ các hành động.
Điểm khác với bài kiểm tra tính cách hay bài kiểm tra khả năng
Ba công cụ này đòi hỏi những điều khác nhau ở bạn.
- Một bài kiểm tra khả năng hỏi bạn có thể làm gì ngay lúc này ở một nhiệm vụ cho sẵn. Câu trả lời được chấm là đúng hoặc sai.
- Một bảng câu hỏi tính cách hỏi về các khuynh hướng rộng thông qua các thang chấm, và kết quả mô tả bạn nói chung chứ không phải trong một khoảnh khắc.
- Một buổi phỏng vấn dựa trên năng lực yêu cầu lời kể của chính bạn về một sự việc cụ thể trong quá khứ và đánh giá nó, thông qua một con người, theo các tiêu chí đã nêu.
Điểm cuối cùng ấy cũng là điểm yếu. Một con người đang đánh giá, nên kết quả phụ thuộc một phần vào việc bạn kể chuyện tốt đến đâu, người phỏng vấn đọc bạn ra sao và bạn nhớ các chi tiết rõ đến mức nào. Nghiên cứu về các phương pháp tuyển chọn trong tâm lý học nhân sự (Schmidt và Hunter, 1998) ủng hộ một ý tưởng định tính hữu ích: các phương pháp có cấu trúc, trong đó mỗi ứng viên nhận cùng những câu hỏi liên quan đến công việc và các câu trả lời được đánh giá theo một hướng dẫn đặt sẵn, thường cho nhiều thông tin hơn một cuộc trò chuyện lỏng lẻo, không có cấu trúc. Cấu trúc làm giảm vai trò của ấn tượng và may rủi; nó không loại bỏ chúng. Một người kể chuyện trôi chảy vẫn có thể làm lu mờ người đã làm việc xuất sắc một cách lặng lẽ.
Bản tự đánh giá năng lực giúp bạn chuẩn bị ở đâu
Với Bài Kiểm Tra Năng Lực trên JobCannon, bạn có một thứ thực tế: sáu đề mục (Giao Tiếp, Giải Quyết Vấn Đề, Lãnh Đạo và Chủ Động, Lập Kế Hoạch và Tổ Chức, Thích Ứng, Làm Việc Nhóm), mỗi đề mục có một từ chỉ mức và cảm nhận riêng của bạn về nơi mình mạnh và nơi mình vẫn đang xây dựng. Nếu dùng tốt, đó là một hệ thống sắp xếp cho các ví dụ của bạn, không phải một lời tiên đoán.
- Với một năng lực có kết quả Mạnh, hãy tìm hai sự việc thật mà bạn có thể kể theo cấu trúc ở trên. Nếu không thể, hãy xem lại cách bạn đã tự chấm mình.
- Với năng lực có kết quả Đang phát triển hoặc Giai đoạn đầu, hãy tìm ít nhất một ví dụ nhỏ mà trung thực, hoặc chuẩn bị nói về những gì bạn đang làm để xây dựng thói quen đó.
- Hãy đọc bản mô tả công việc. Nhà tuyển dụng là bên chọn các năng lực, và bài kiểm tra không thể biết họ sẽ hỏi về năng lực nào.
Cần nói rõ rằng bài kiểm tra không dự đoán buổi phỏng vấn sẽ diễn ra thế nào. Đó là một bản tự đánh giá, không phải công cụ đã được kiểm chứng, và nó không đo kỹ năng thực. Mức Mạnh ở Làm Việc Nhóm không phải lời hứa rằng câu trả lời về làm việc nhóm của bạn sẽ tốt; câu trả lời vẫn phải là một câu chuyện cụ thể và có thật. Về cách diễn đạt kết quả của bạn thành lời, hãy xem cách nói về bản tự đánh giá của bạn trong buổi phỏng vấn, và riêng với câu hỏi về điểm mạnh và điểm yếu, xem câu trả lời về điểm mạnh và điểm yếu từ hồ sơ năng lực của bạn.
Xây dựng ngân hàng ví dụ trước buổi phỏng vấn
- Liệt kê sáu đến tám sự việc trong vài năm qua. Công việc là tốt nhất, nhưng việc học, hoạt động thiện nguyện và các dự án ở nhà cũng được tính nếu chúng có thật.
- Với mỗi sự việc, ghi lại các năng lực mà nó thể hiện. Một sự việc thường bao quát hai hoặc ba năng lực (sáu năng lực làm việc cốt lõi cho thấy chúng chồng lên nhau ra sao).
- Viết tình huống, hành động và kết quả, mỗi phần ba hoặc bốn câu, rồi cắt bớt mọi thứ mà người nghe không cần.
- Hãy nói to chúng lên. Những câu trả lời đọc trên giấy thấy hay thường nói ra nghe dở.
- Thêm một dòng cho mỗi sự việc: bạn sẽ làm khác đi điều gì. Đây là câu hỏi tiếp theo thường gặp, và có sẵn câu trả lời sẽ giúp ích.
Hãy đề phòng những sai lầm thường gặp. Trả lời bằng một thói quen chung thay vì một sự việc (“Tôi luôn lập kế hoạch từ sớm”). Mô tả công việc của nhóm mà không nói bạn đã làm gì. Chọn ví dụ mà kết quả tốt chỉ nhờ may mắn. Đọc thuộc lòng một kịch bản trôi chảy đến mức câu hỏi tiếp theo đầu tiên làm bạn lúng túng. Một bản tự đánh giá có thể chỉ bạn đến đúng các đề mục, nhưng các ví dụ phải đến từ cuộc sống làm việc của chính bạn.