Sớm muộn gì người phỏng vấn cũng hỏi: “Bạn tự đánh giá mình thế nào khi làm việc trong một nhóm?” hoặc câu mơ hồ hơn “Bạn là người như thế nào khi làm việc?” Nếu bạn vừa điền một hồ sơ tự đánh giá, chẳng hạn hồ sơ mà Bài Kiểm Tra Năng Lực mang lại, bạn đang cầm trong tay thứ hữu ích cho những khoảnh khắc ấy. Nó hữu ích như ghi chú cho trí nhớ của chính bạn, không phải như một tài liệu để trích dẫn. Sau đây là cách biến nó thành những câu trả lời nghe đúng là bạn và đứng vững trước một câu hỏi tiếp theo.
Người phỏng vấn dùng được và không dùng được điều gì
Người ngồi đối diện chưa từng thấy kết quả của bạn, không biết các phát biểu được diễn đạt ra sao, và không có cách nào đánh giá một con số phần trăm từ một bài kiểm tra mà họ không chọn. Nếu bạn mở đầu bằng “hồ sơ của tôi cho biết tôi Mạnh về Lập Kế Hoạch và Tổ Chức, kèm một con số phần trăm bên cạnh”, bạn đã trao cho họ một con số họ không thể kiểm tra và không có gì để họ hình dung. Điều đó còn có thể nghe như thể bạn để một trang web mô tả mình.
Điều người phỏng vấn thực sự lắng nghe thì đơn giản hơn. Bạn có biết mình thường làm việc ra sao không? Bạn có chỉ ra được một khoảnh khắc thể hiện điều đó không? Và ở chỗ bạn yếu hơn, bạn có làm gì với nó không? Một bản tự đánh giá cho bạn câu trả lời đầu tiên cho từng câu hỏi. Bạn vẫn phải tự đưa ra khoảnh khắc và hành động.
Cũng nên nhớ bài kiểm tra là gì. JobCannon xây dựng nó để ghi lại mức độ thường xuyên bạn nói rằng mình hành động theo sáu cách: Giao Tiếp, Giải Quyết Vấn Đề, Lãnh Đạo và Chủ Động, Lập Kế Hoạch và Tổ Chức, Thích Ứng và Làm Việc Nhóm. Đây không phải bài kiểm tra khả năng, không phải công cụ đã được kiểm chứng, và nó không dự đoán thành công trong công việc. Giới hạn đó chính là lý do bạn không thể nói “bài kiểm tra chứng minh điều đó”. Bạn có thể nói “điều đó khớp với cách tôi mô tả bản thân, và đây là một ví dụ”.
Mức độ, ví dụ, khoảng trống: câu trả lời trong ba bước
Dù câu hỏi là gì, hình dạng hiệu quả vẫn ngắn gọn và lần nào cũng giống nhau.
- Nói mức độ bằng lời của chính bạn. “Tôi sẽ nói lập kế hoạch là điểm mạnh của mình”, “giao tiếp là điều tôi vẫn đang phát triển”, “dẫn dắt một nhóm đối với tôi còn ở giai đoạn đầu”. Bỏ qua con số phần trăm.
- Đưa ra một ví dụ cụ thể. Một ngày thứ Ba có thật, một lần bàn giao có thật, một hạn chót bị lỡ có thật. Một khoảnh khắc được kể trong ba hay bốn câu hơn hẳn năm lời tuyên bố.
- Nêu bạn làm gì với khoảng trống. Năng lực nào cũng có bước tiếp theo, kể cả năng lực mạnh nhất của bạn. Với năng lực yếu hơn, hãy nói thói quen nhỏ bạn đã dùng hoặc bước đầu tiên bạn đã thực hiện.
Rồi dừng lại. Một câu hỏi tiếp theo sẽ mọc ra từ bất cứ điều gì bạn nói sau cùng, nên hãy kết thúc ở câu mà bạn vui nhất khi được hỏi tới.
Ba mức độ, nói thành lời
Đây là những câu nói thành lời, không phải kịch bản. Hãy thay bằng chi tiết của riêng bạn, và chọn một năng lực mà vai trò đó thực sự dùng đến.
Câu này nghe như một người mô tả một thói quen, có bằng chứng đi kèm và vẫn nêu ra một khoảng trống.
“Tôi sẽ nói lập kế hoạch là điểm mạnh của mình. Khi ngày phát hành của chúng tôi bị dời sớm lên, chiều hôm đó tôi dựng lại danh sách việc, báo cho hai người có công việc bị thay đổi, và đánh dấu một bước mà tôi nghĩ sẽ bị trễ. Nó có trễ một chút, và vì đã được đánh dấu từ sớm nên chúng tôi vẫn kịp ngày. Điều tôi đang cải thiện là chừa chỗ cho những gián đoạn, nên giờ tôi giữ một khoảng trống trước bất kỳ ngày nào mà người khác phụ thuộc vào.”
Ở đây sự trung thực làm nên việc. Hãy nói phần vững chắc và phần chưa vững chắc.
“Giao tiếp là điều tôi vẫn đang phát triển. Tôi viết rõ ràng, nhưng trong các cuộc họp tôi chờ quá lâu mới nói ra khi không đồng ý. Tháng trước tôi đã giữ lại một phản đối về lựa chọn nhà cung cấp và chỉ nêu ra sau một ngày, điều đó kém hữu ích hơn cho tất cả mọi người. Giờ tôi viết ra mối lo chính của mình trước cuộc họp và nói sớm.”
Đừng xin lỗi và đừng tô vẽ. Hãy nêu mọi việc đang ở đâu, cho thấy bước đầu tiên, và nói điều gì đến tiếp theo.
“Dẫn dắt một nhóm đối với tôi còn ở giai đoạn đầu. Tôi chưa từng có vai trò trưởng nhóm chính thức, nên những thói quen đó vẫn còn mỏng. Điều tôi đã làm là nhận phụ trách một phần nhỏ: tôi điều hành việc lên kế hoạch cho buổi họp mặt ngoài văn phòng của nhóm, phân công việc và đốc thúc những người làm trễ. Tôi muốn có một vai trò để làm nhiều hơn như vậy, với một người có kinh nghiệm ở gần bên.”
Điều không nên làm
- Đừng đọc lại điểm số. Một con số phần trăm từ bản tự đánh giá trực tuyến chẳng có nghĩa gì với người chưa từng thấy các phát biểu.
- Đừng nói một bài kiểm tra chứng minh điều gì. Nó chỉ ghi lại cách bạn mô tả bản thân vào ngày bạn làm bài. Hãy nói “tôi tự chấm mình cao ở mục này, và đây là lý do tôi đồng ý”.
- Đừng biến mọi câu trả lời thành thế mạnh. Bài kiểm tra được xây dựng sao cho việc chọn mức cao nhất cho mọi thứ không cho ra điểm hoàn hảo, và các câu trả lời phỏng vấn của bạn cũng nên khó làm giả như vậy. “Mạnh ở mọi thứ” là lời tuyên bố duy nhất không ai tin.
- Đừng bịa ra điểm yếu để trông khiêm tốn. “Tôi làm việc quá chăm chỉ” là một lời khoe khoang trá hình. Một bài hướng dẫn đi kèm, câu trả lời về điểm mạnh và điểm yếu từ hồ sơ năng lực của bạn, cho thấy một điểm yếu thật trông như thế nào.
- Đừng điểm lần lượt cả sáu. Hãy chọn một hoặc hai năng lực mà vai trò dựa vào nhiều nhất. Phần còn lại có thể chờ đến khi có câu hỏi.
Chuẩn bị bằng hồ sơ của bạn vào buổi tối hôm trước
Một thói quen ngắn biến hồ sơ thành chất liệu. Hãy lấy hai năng lực mà tin tuyển dụng dựa vào nhiều nhất. Với mỗi năng lực, viết ra một khoảnh khắc thật bạn đã hành động theo nó, và một khoảnh khắc bạn đã không. Nói to từng cái một lần.
Nếu một khoảnh khắc không chịu đến với bạn, đó cũng là thông tin. Bản tự đánh giá của bạn có thể đang chạy trước bằng chứng của bạn, một khuôn mẫu quen thuộc và là chủ đề của hiệu ứng Dunning-Kruger trong tự đánh giá. Hãy chấm năng lực đó thận trọng hơn khi ở trong phòng phỏng vấn, xây dựng các ví dụ còn thiếu bằng kế hoạch 30 ngày cho một năng lực nếu bạn có thời gian, và xem tự đánh giá ở nơi làm việc thực sự chính xác đến đâu.
Những buổi phỏng vấn yêu cầu ví dụ trong quá khứ có cấu trúc riêng; cách hoạt động của phỏng vấn dựa trên năng lực trình bày cấu trúc đó. Và nếu người phỏng vấn hỏi bạn thực sự làm được gì, nghĩa là công cụ, phương pháp và phạm vi kỹ thuật, thì đó là phía kỹ năng. Công cụ Kiểm Toán Kỹ Năng kiểm kê kỹ năng, còn Bài Kiểm Tra Năng Lực mô tả cách bạn làm việc. Hãy mang theo cả hai loại câu trả lời.