بهتر شدن در «ارتباط» یا «رهبری» مثل خواستن تناسب اندام بهتر است: هدف واقعی است و بیش از آن بزرگ که بشود بر اساسش عمل کرد. این برنامه آن را کوچک می‌کند. یکی از شش شایستگی را انتخاب می‌کنید، چهار هفته هر هفته یک رفتار کوچک و قابل مشاهده را تمرین می‌کنید، یک سابقهٔ کاغذی نگه می‌دارید و سپس خودتان را دوباره ارزیابی می‌کنید. دربارهٔ اینکه به کجا می‌رسید قولی نمی‌دهد. آنچه به شما می‌دهد سی روز شواهد دربارهٔ این است که واقعاً چگونه کار می‌کنید.
چرا یک شایستگی و چرا چهار هفته
پخش کردن تلاش میان هر شش معمولاً یعنی هیچ‌کدام را انجام ندادن. یک شایستگی یک چیز واحد به شما می‌دهد که متوجهش شوید و یک صفحهٔ واحد که رویش بنویسید. چهار هفته آن‌قدر طولانی است که یک رفتار را بارها تکرار کنید و آن‌قدر کوتاه که هنوز یادتان باشد چرا شروع کردید.
در این برنامه شایستگی یک الگوی رفتار است، نه یک استعداد. آزمون شایستگی‌ها در JobCannon ارزیابی می‌کند می‌گویید با چه بسامدی به شش الگوی از این دست عمل می‌کنید. توانایی را نمی‌سنجد و اعتبارسنجی نشده است، پس هیچ‌چیز اینجا فرض نمی‌کند واژهٔ سطح در نتیجهٔ شما واقعیتی دربارهٔ خود شما باشد. جایی برای شروع جست‌وجوست.
شایستگی‌ای را انتخاب کنید که در کار فعلی‌تان برایتان هزینه دارد: آنکه پنجشنبه بعدازظهر مدام آرزو می‌کنید جور دیگری بود. لزوماً همان که کمترین امتیاز را دارد نیست.
نردبان چهارهفته‌ای
- هفتهٔ 1: توجه کنید. نخستین ریزعادت فهرست زیر را در هر فرصت طبیعی انجام دهید. هیچ چیز دیگری را عوض نکنید.
- هفتهٔ 2: رفتار دوم را اضافه کنید. اگر هفتهٔ 1 طبیعی پیش می‌رود نگهش دارید، اما فقط رفتار جدید را ثبت کنید.
- هفتهٔ 3: رفتار سوم را اضافه کنید. اگر بیشتر هفته را از دست دادید، تکرارش کنید. تقویم راهنماست، نه مهلت.
- هفتهٔ 4: رفتار چهارم را اضافه کنید، و از یک همکار مورد اعتمادتان بخواهید بگوید در ماه گذشته دربارهٔ این شایستگی چه چیزی دیده است.
هر رفتار عمداً کوچک است. باید ثانیه‌ها طول بکشد، نه ساعت‌ها، و فرد دیگری باید بتواند انجام شدنش را ببیند. «ارتباط‌گر بهتری باشید» یک رفتار نیست. «پیش از ترک جلسه گام بعدی را بلند بگویید» یک رفتار است.
ریزعادت‌ها برای هر شایستگی
برای هر شایستگی چهار رفتار، یکی برای هر هفته. مجموعهٔ شایستگی‌ای را که انتخاب کرده‌اید برگزینید و بقیه را نادیده بگیرید.
- ارتباط. هفتهٔ 1: پیش از ترک جلسه، بلند بگویید گام بعدی را چه فهمیده‌اید. هفتهٔ 2: پس از یک گفت‌وگو، خلاصه‌ای یک‌خطی از تصمیم، مسئول و تاریخ ثبت کنید. هفتهٔ 3: در هر پیام بلندتر، درخواست را در خط اول بگذارید. هفتهٔ 4: از یک نفر بپرسید در چیزی که گفتید چه چیزی نامشخص بود.
- حل مسئله. هفتهٔ 1: پیش از شروع، مسئله را در یک جمله بنویسید. هفتهٔ 2: غیر از اولین علتی که به ذهنتان رسید، دو علت ممکن دیگر را فهرست کنید. هفتهٔ 3: ارزان‌ترین علت را اول بیازمایید و بنویسید چه یافتید. هفتهٔ 4: پس از حل مسئله، دو خط دربارهٔ علت و اینکه دفعهٔ بعد اول چه چیزی را بررسی می‌کنید بنویسید.
- رهبری و ابتکار عمل. هفتهٔ 1: در آغاز یک کار گروهی بپرسید چه کسی چه کاری را تا کی انجام می‌دهد، و اگر کسی پاسخ نداد خودتان پیشنهاد دهید. هفتهٔ 2: در هر جلسه یک بار به جای اینکه فقط نظر بخواهید، یک تصمیم پیشنهاد دهید. هفتهٔ 3: به یک نفر دربارهٔ کاری که انجام داده بازخورد مشخص و مهربانانه بدهید. هفتهٔ 4: بخشی از کار را با بیان نتیجهٔ مورد انتظار و واگذاشتن روش به خود فرد به او بسپارید.
- برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی. هفتهٔ 1: هر صبح سه کاری را که امروز باید انجام شود بنویسید. هفتهٔ 2: برای یک خروجی، گام‌های تاریخ‌دار را از مهلت تحویلش به عقب بنویسید. هفتهٔ 3: پیش از هر تاریخی که دیگری به آن وابسته است یک فاصلهٔ ذخیره بگذارید. هفتهٔ 4: جمعه برنامه را با آنچه اتفاق افتاد مقایسه کنید و دربارهٔ فاصله یک جمله بنویسید.
- انطباق‌پذیری. هفتهٔ 1: وقتی برنامه‌ها عوض می‌شوند، پیش از واکنش بپرسید «چه چیزی عوض شده و چه چیزی همان می‌ماند؟» هفتهٔ 2: یک کار روتین را عمداً به شیوه‌ای دیگر انجام دهید، مثلاً با ابزار، مسیر یا قالب جلسهٔ جدید. هفتهٔ 3: وقتی تغییری از راه می‌رسد، همان روز به کسانی که تحت تأثیرند بگویید برای آن‌ها چه معنایی دارد. هفتهٔ 4: یک کار ناآشنا بخواهید و یادداشت کنید چه آموختید.
- کار تیمی. هفتهٔ 1: هر روز از یک همکار بپرسید چه چیزی به او کمک می‌کند. هفتهٔ 2: از یک نفر به‌طور کتبی و با ذکر نام برای کاری که کرده قدردانی کنید. هفتهٔ 3: یک بار در کاری که معمولاً تنها انجام می‌دهید کمک بخواهید. هفتهٔ 4: وقتی مخالفید، اول بگویید با چه چیزی موافقید و بعد تفاوت را نام ببرید.
ثبت کردن روی کاغذ
به یک برگ برای هر هفته و یک خودکار نیاز دارید. رفتار آن هفته را بالای صفحه بنویسید، هفت خانهٔ کوچک بکشید و هر وقت انجامش دادید یک خانه را علامت بزنید. کنار خانه چند کلمه بنویسید: کجا، با چه کسی، چه شد. کاغذ اعلانی ندارد که ردش کنید و چیزی ندارد که راه بیندازید.
- فقط آنچه اتفاق افتاد را علامت بزنید. روز از دست رفته خالی می‌ماند. یکشنبه آن را پر نکنید.
- موقعیت را بنویسید، نه احساس‌تان دربارهٔ آن را: «جلسهٔ کوتاه سه‌شنبه، گام بعدی را بلند گفتم، کسی اصلاحم نکرد.»
- هفته‌ای یک بار یک خط دربارهٔ چیزی که مانع شد اضافه کنید.
- همهٔ برگه‌ها را نگه دارید. چهار برگه سابقه‌ای است که در پایان از آن استفاده می‌کنید.
ارزیابی دوبارهٔ خودتان پس از 30 روز
در روز سی‌ام یا سی‌ویکم، آزمون شایستگی‌ها را دوباره بدهید. پیش از نگاه کردن به سطح‌های جدید، برگه‌های خودتان را بخوانید و دربارهٔ آنچه در کارتان عوض شده یک جمله بنویسید.
بعد انتظار کمی نوسان داشته باشید. یک خودارزیابی با حال و هوای شما، با اینکه هفته چگونه گذشته و با اینکه هنگام خواندن هر گزاره کدام مثال‌ها به ذهنتان می‌رسند جابه‌جا می‌شود. یک جابه‌جایی کوچک بالا یا پایین در یک شایستگی حکمی به هیچ‌سو نیست. الگوی برگه‌های شما شاهد بهتری است: آیا رفتار در بیشتر روزها اتفاق افتاد، آیا آسان‌تر شد، آیا کسی به آن واکنش نشان داد؟
نتیجهٔ بالاتر خوب است، اما پیش از باور کردنش آن را با برگه‌ها بسنجید. نتیجهٔ پایین‌تر هم لزوماً عقب‌گرد نیست: دقیق نگاه کردن به عادت‌هایتان می‌تواند باعث شود خودتان را سخت‌گیرانه‌تر ارزیابی کنید، پس چشم تیزتر می‌تواند عدد پایین‌تری بدهد. و اگر هیچ چیز جابه‌جا نشد، باز هم بیشتر از قبل می‌دانید، چون به جای یک احساس، سابقهٔ یک ماه دارید.
این برنامه تمرین است، نه وعده. نقشی را که انجام یک رفتار را ناممکن می‌کند درست نمی‌کند، و جای بازخورد کسانی را که کار شما را می‌بینند نمی‌گیرد. ماه هر چه نشان دهد، برگه‌ها را نگه دارید: مثال‌های واقعی را که برای پاسخ نقاط قوت و ضعف و برای نکته‌های نشان دادن شایستگی‌ها در رزومه و ارزیابی‌های عملکرد لازم دارید در خود دارند. برای پرسش گسترده‌تر اینکه تا کجا به هر خودارزیابی اعتماد کنیم، خودارزیابی در محل کار واقعاً تا چه اندازه دقیق است و چگونه سطح مهارت خود را صادقانه ارزیابی کنیم را بخوانید. برای آنچه از دستتان برمی‌آید، نه اینکه چگونه کار می‌کنید، ممیزی مهارت‌ها همراه این آزمون است.