Slik fungerer kompetansebaserte intervjuer (og slik forbereder du deg)

«Fortell om en gang da du …» er setningen som definerer et kompetansebasert intervju. Intervjueren er ikke nostalgisk. Det som etterspørres, er en virkelig episode, fordi en episode er noe konkret å granske, mens «jeg er en god lagspiller» bare er en påstand. Denne artikkelen forklarer hva som skjer på den andre siden av bordet, hvordan et godt svar bygges, og hvor en egenvurdering som Kompetansetesten kan, og ikke kan, hjelpe deg å forberede deg.

Hva intervjueren gjør når du bes fortelle en historie

Et kompetansebasert intervju, noen ganger kalt et atferdsintervju, er bygget rundt kompetansene en rolle trenger. I en godt gjennomført prosess har arbeidsgiveren på forhånd bestemt hvilke som er viktige for jobben, for eksempel planlegging, samarbeid eller problemløsing, og forberedt et spørsmål for hver. Hvert spørsmål ber om et virkelig eksempel: «Fortell om en gang du måtte endre planen med kort varsel.»

Intervjueren lytter deretter etter detaljer. Hva var situasjonen? Hva gjorde du personlig? Hva skjedde? Ofte tar intervjueren notater mot en kort veiledning som beskriver hvordan et svakere og et sterkere svar høres ut. Oppfølgingsspørsmål som «Hva sa du til dem?» eller «Hva ville du gjort annerledes?» finnes for å skille en opplevd episode fra en innøvd.

Sammenlign det med et hypotetisk spørsmål som «Hva ville du gjort hvis en frist glapp?», som innbyr til et pent, ideelt svar. En tidligere episode er vanskeligere å pusse på, fordi virkelige episoder har løse tråder.

Situasjon, handling, resultat: formen på et godt svar

De fleste råd reduserer strukturen til tre ledd, noen ganger fire når oppgaven skilles ut (ofte kalt STAR). Betegnelsene betyr mindre enn proporsjonene.

1. Situasjon: én eller to setninger med bakgrunn. Hvem, hva og hvorfor det hadde betydning. Ikke mer.
2. Handling: den lengste delen. Hva du gjorde, trinn for trinn, og hvorfor. «Vi» går fint for å sette scenen, men intervjueren vurderer deg.
3. Resultat: hva som skjedde, ærlig, inkludert alt som ikke gikk etter planen, og hva du tok med deg fra det.

Her er et kompakt eksempel på et planleggingsspørsmål. Situasjon: en kunderapport skulle leveres fredag, men dataene kom onsdag ettermiddag. Handling: jeg sa fra til kunden samme dag, tilbød en kortere versjon til fredag og den fullstendige på mandag, og flyttet to andre oppgaver for å få plass. Resultat: de godtok den kortere versjonen, hele rapporten gikk ut på mandag, og jeg ber nå om innspill tidligere i alle prosjekter som er avhengige av andres data.

Legg merke til hva som mangler: ingen påstand om at du «alltid» planlegger godt, og ingen adjektiver. Lytteren kan vurdere planlegging, kommunikasjon og omstillingsevne bare ut fra handlingene.

Hvordan det skiller seg fra en personlighetstest eller en evnetest

De tre verktøyene ber om ulike ting fra deg.

• En evnetest spør hva du kan gjøre akkurat nå på en gitt oppgave. Svaret får poeng som riktig eller galt.
• Et personlighetsskjema spør om brede tendenser gjennom vurderinger, og resultatet beskriver deg generelt snarere enn i ett enkelt øyeblikk.
• Et kompetansebasert intervju ber om din egen beretning om en bestemt tidligere episode og vurderer den, gjennom en person, mot oppgitte kriterier.

Det siste punktet er også det svake punktet. Et menneske står for vurderingen, så utfallet avhenger delvis av hvor godt du forteller historien, hvordan intervjueren leser deg og hvor godt du husker detaljene. Forskning på utvelgelsesmetoder i personalpsykologi (Schmidt & Hunter, 1998) støtter en nyttig kvalitativ idé: strukturerte metoder, der hver kandidat får de samme jobbrelaterte spørsmålene og svarene vurderes mot en fastsatt veiledning, har en tendens til å være mer informative enn løse, ustrukturerte samtaler. Struktur reduserer betydningen av inntrykk og tilfeldigheter; den fjerner dem ikke. En flytende forteller kan fortsatt overstråle noen som har gjort utmerket arbeid i det stille.

Hvor en kompetansevurdering hjelper deg å forberede deg

I Kompetansetesten på JobCannon får du noe praktisk: seks overskrifter (kommunikasjon, problemløsing, ledelse, planlegging, omstillingsevne, samarbeid), hver med et nivåord og din egen følelse av hvor du er sterk og hvor du fortsatt bygger opp. Brukt riktig er det et arkivsystem for eksemplene dine, ikke en prognose.

• For en kompetanse som kom tilbake som Sterk, finn to virkelige episoder du kan fortelle i formen ovenfor. Hvis du ikke kan det, ta en ny titt på hvordan du vurderte deg selv.
• For en som kom tilbake som Under utvikling eller Tidlig fase, finn minst ett ærlig, lite eksempel, eller forbered deg på å si hva du har gjort for å bygge vanen.
• Les stillingsbeskrivelsen. Arbeidsgiveren velger kompetansene, og testen kan ikke vite hvilke de kommer til å spørre om.

Det er verdt å si tydelig at testen ikke forutsier hvordan et intervju vil gå. Den er en egenvurdering, ikke et validert instrument, og den måler ikke reell ferdighet. Et høyt nivå på samarbeid er ikke et løfte om at svaret ditt om samarbeid blir godt; svaret må fortsatt være en konkret, sann historie. For hvordan du beskriver resultatet ditt høyt, se hvordan du snakker om egenvurderingen din i et intervju, og for spørsmålet om styrker og svakheter spesielt, svar om styrker og svakheter fra kompetanseprofilen din.

Å bygge en eksempelbank før intervjuet

1. Lag en liste med seks til åtte episoder fra de siste årene. Jobb er best, men studier, frivillig arbeid og prosjekter hjemme teller når de er virkelige.
2. Noter for hver av dem hvilke kompetanser den viser. Én episode dekker ofte to eller tre (de seks kjernekompetansene i arbeidslivet viser hvordan de overlapper).
3. Skriv situasjon, handling og resultat med tre eller fire setninger hver, og stryk deretter alt lytteren ikke trenger.
4. Si dem høyt. Svar som leses godt på papir, høres ofte dårlig ut.
5. Legg til én linje for hver: hva du ville gjort annerledes. Det er et vanlig oppfølgingsspørsmål, og det hjelper å ha et svar klart.

Pass på de vanlige feilene. Å svare med en generell vane i stedet for en episode («Jeg planlegger alltid i forveien»). Å beskrive teamets arbeid uten å si hva du gjorde. Å velge et eksempel der det gode resultatet skyldtes flaks. Å resitere et manus så glatt at det første oppfølgingsspørsmålet slår deg ut av balanse. En egenvurdering kan peke deg til de riktige overskriftene, men eksemplene må komme fra ditt eget arbeidsliv.