「あなたが…したときのことを教えてください」という一文が、コンピテンシー面接を特徴づけています。面接官は昔話を懐かしんでいるわけではありません。実際の出来事を尋ねるのは、出来事なら具体的に吟味できるからで、「私はチームプレーヤーです」というのは主張にすぎません。この記事では、面接の机の向こう側で何が行われているか、良い答えはどう組み立てるか、そしてコンピテンシー診断のような自己評価が、準備にどこまで役立ち、どこから役立たないかを説明します。
面接官が体験談を尋ねるとき、何をしているのか
コンピテンシー面接は、行動面接とも呼ばれ、その職務に必要なコンピテンシーを軸に組み立てられています。運営のよい選考では、雇用主はその仕事にとってどのコンピテンシーが重要か（たとえば計画と段取り、チームワーク、問題解決）をあらかじめ決め、それぞれに質問を用意しています。どの質問も実際の例を求めます。「直前になって計画を変更しなければならなかったときのことを教えてください」。
面接官はそのあと、具体的な点に耳を傾けます。状況はどうだったか。あなた自身は何をしたか。何が起きたか。多くの場合、弱い答えと強い答えがそれぞれどんなふうに聞こえるかを書いた短い指針に沿って、メモを取ります。「その人たちに何と言いましたか」「やり直せるとしたら、何を変えますか」といった追加の質問は、実際に経験した出来事と、練習してきた話とを見分けるためにあります。
これを、「納期が遅れたらどうしますか」のような仮定の質問と比べてみてください。仮定の質問は、きれいに整った理想的な答えを誘います。過去の出来事は、磨き上げるのが難しいものです。実際の出来事には、結末のつかない部分があるからです。
状況、行動、結果：良い答えの形
たいていの助言は、構成を三つの要素にまとめます。課題を切り出す場合は四つになります（STARと呼ばれることが多いものです）。名称よりも、配分のほうが重要です。
- 状況：一、二文の背景。誰が、何を、なぜそれが重要だったか。それ以上は不要です。
- 行動：最も長い部分です。あなたが何をしたか、一歩ずつ、そしてなぜそうしたか。背景を説明するときに「私たち」と言うのは構いませんが、面接官が評価しているのはあなたです。
- 結果：何が起きたかを正直に、計画どおりにいかなかったことも含めて、そしてそこから何を得たかを述べます。
計画に関する質問への簡潔な例を挙げます。状況：顧客向けの報告書の期限が金曜日だったのに、データが届いたのは水曜日の午後でした。行動：その日のうちに顧客に伝え、金曜日には短縮版を、月曜日には完全版を提出することを提案し、余裕を作るために他の二つの作業を動かしました。結果：顧客は短縮版を受け入れ、完全版は月曜日に届けられました。今では、ほかの人のデータに頼るどのプロジェクトでも、必要な材料を早めに求めるようにしています。
何が欠けているかに注目してください。「いつも」うまく計画できているという主張も、形容詞もありません。聞き手は、行動だけから、計画と段取り、コミュニケーション、適応力を判断できます。
性格テストや能力テストとの違い
三つのツールは、あなたに違うことを求めます。
- 能力テストは、決められた課題で今この場で何ができるかを問います。答えは正誤で採点されます。
- 性格質問票は、評定を通じて大まかな傾向を尋ね、結果は、ある瞬間ではなく全般的なあなたを描きます。
- コンピテンシー面接は、過去の特定の出来事についてのあなた自身の説明を求め、それを人が、定められた基準に照らして判断します。
その最後の点は、弱点でもあります。判断するのは人なので、結果は、あなたの話し方のうまさ、面接官のあなたの読み取り方、細部をどれだけ覚えているかにも左右されます。人事心理学における選考方法の研究（SchmidtとHunter、1998年）は、一つの有用な定性的な考え方を裏づけています。すべての応募者に仕事に関連する同じ質問をし、答えを定められた指針に沿って評価する構造化された方法は、ゆるい非構造的な会話より、多くの情報をもたらす傾向がある、というものです。構造は印象や偶然の役割を小さくしますが、なくしはしません。話の上手な人が、黙々と優れた仕事をした人より目立つことは、それでもありえます。
コンピテンシーの自己評価が準備に役立つ場面
JobCannonのコンピテンシー診断は、実用的なものを与えてくれます。六つの見出し（コミュニケーション、問題解決、リーダーシップと主体性、計画と段取り、適応力、チームワーク）と、それぞれのレベルを表す言葉、そしてどこが強く、どこがまだ伸ばしている途中かについてのあなた自身の実感です。うまく使えば、これは予想ではなく、例を整理する分類棚になります。
- コンピテンシーの結果が強みと出た場合は、上の形で語れる実際の出来事を二つ見つけましょう。見つからなければ、自分の評価の付け方をもう一度見直してください。
- 結果が成長中や初期段階と出たものについては、正直で小さな例を少なくとも一つ見つけるか、その習慣を築くために取り組んできたことを話せるように準備しましょう。
- 募集要項を読みましょう。コンピテンシーを選ぶのは雇用主であり、診断には、どれが質問されるかは分かりません。
はっきり言っておく価値があります。この診断は、面接がどうなるかを予測しません。自己評価であって、検証済みの測定ツールではなく、実際のスキルを測るものでもありません。チームワークで「強み」と出たからといって、チームワークについての答えが良くなる保証はありません。答えは、あくまで具体的で、本当の話でなければなりません。結果を声に出してどう説明するかは面接で自己評価について話す方法を、とくに長所と短所の質問についてはコンピテンシープロフィールから作る長所と短所の答えを参照してください。
面接の前に事例集を作る
- ここ数年の出来事を六つから八つ挙げます。仕事のものが最適ですが、学業、ボランティア、家庭でのプロジェクトも、実際にあったことなら数えられます。
- それぞれについて、その出来事が示すコンピテンシーを書き留めます。一つの出来事が二つか三つにまたがることはよくあります（六つの中核的な仕事のコンピテンシーがその重なり方を示しています）。
- 状況、行動、結果をそれぞれ三、四文で書き、聞き手に必要のないものは削ります。
- 声に出して言ってみましょう。紙の上では読みやすい答えも、話すとぎこちないことがよくあります。
- それぞれに、やり直せるなら何を変えるか、という一行を加えます。これはよくある追加質問で、答えを用意しておくと役立ちます。
よくある失敗に注意してください。出来事ではなく一般的な習慣で答えること（「私はいつも前もって計画します」）。自分が何をしたかを言わずに、チームの仕事を述べること。良い結果が運によるものだった例を選ぶこと。台本を滑らかに暗唱しすぎて、最初の追加質問で動揺してしまうこと。自己評価は、適切な見出しを教えてくれますが、例は自分自身の仕事の中から出てこなければなりません。