Een vacature vraagt om “sterke communicatieve vaardigheden”. Een leidinggevende zegt dat een kandidaat “de juiste competenties” mist. Een coach raadt je aan “je capaciteiten te ontwikkelen”. Drie woorden, gebruikt alsof ze hetzelfde betekenen. Dat doen ze niet, en ze door elkaar halen veroorzaakt sluipende fouten: mensen aannemen op het verkeerde criterium, of een maand besteden aan een cursus die het probleem dat je werkelijk hebt nooit zou oplossen.
Capaciteit: het vermogen dat je meebrengt voordat iemand het je leert
Een capaciteit is een onderliggend vermogen. Voorbeelden zijn snel patronen in getallen herkennen, meerdere stukjes informatie tegelijk in je hoofd houden, of een gesproken betoog volgen terwijl je nadenkt over je antwoord. Capaciteiten zijn algemeen en niet aan één baan gebonden, en ze veranderen meestal langzaam in vergelijking met vaardigheden.
Op het werk komt een capaciteit tot uiting als gemak. Iemand die in één oogopslag ziet hoe de onderdelen van een planning in elkaar passen, laat een capaciteit zien, ook als diegene nooit training in plannen heeft gehad. Capaciteit kan leren sneller maken, maar bepaalt niet waar iemand uitkomt, want oefening en omstandigheden tellen ook mee.
Vaardigheid: iets wat je hebt leren doen en kunt aantonen
Een vaardigheid is een specifiek iets wat je hebt leren doen. Een draaitabel maken, een databasequery schrijven, een duidelijke e-mail aan een klant opstellen, een retrospective leiden: elk is een vaardigheid. Vaardigheden zijn concreet en meestal controleerbaar. Je kunt iemand een taak geven en toekijken, of naar een afgerond stuk werk kijken.
Juist die controleerbaarheid maakt dat vaardigheden de cv’s en vacatures domineren. Het is ook de reden dat ze een onvolledig antwoord zijn. Twee mensen kunnen allebei goed zijn in het leiden van een teamoverleg, en de een stuurt achteraf steevast de notulen rond terwijl de ander dat doet als hij eraan denkt. De vaardigheid is dezelfde; er is iets anders dat verschilt.
Competentie: kennis, vaardigheid en gedrag in een echte situatie
Dat “iets anders” is wat competentiemodellen proberen te vangen. Een competentie is een bundel: de kennis die je nodig hebt, de vaardigheden die je kunt toepassen en het gedrag dat je werkelijk laat zien, alles in een bepaalde context. De context is geen versiering. “Een klacht afhandelen” betekent iets anders om vier uur op een vrijdagmiddag met een boze klant dan in een rollenspel tijdens een training.
- Kennis: je kent het restitutiebeleid en weet waar de uitzonderingen liggen.
- Vaardigheid: je kunt een rustig, helder antwoord schrijven en een verhit telefoongesprek tot bedaren brengen.
- Gedrag: je pakt de klacht snel op, blijft kalm, neemt het probleem op je en komt erop terug op het moment dat je had toegezegd.
Kennis en vaardigheid gaan over wat je zou kunnen doen. Gedrag gaat over wat je betrouwbaar doet. Een zelfbeoordeling zoals de Competentietest zit aan de gedragskant van de bundel: hij vraagt hoe vaak je op bepaalde manieren handelt, niet of je ertoe in staat bent.
Wat er misgaat als de drie worden verwisseld
Neem een stand-up op maandag waarin de updates van één collega altijd vaag zijn. Het probleem kan een kennislacune zijn (diegene begrijpt het systeem niet goed genoeg om het te beschrijven), een vaardigheidslacune (diegene heeft nooit geleerd een korte update te structureren) of een gedragslacune (diegene weet het en kan het, maar vermijdt te zeggen waar hij vastzit). Elk vraagt om een andere oplossing.
- Bij het aannemen. Een vacature vraagt om een softwaretool omdat tools makkelijk op te sommen zijn, terwijl het echte probleem in het team is dat overdrachten niet gedocumenteerd worden. De nieuwe medewerker heeft de vaardigheid en het probleem blijft.
- Bij zelfontwikkeling. Je zegt tegen jezelf dat je “slecht bent in opvolging”, schrijft je in voor een cursus over projecttools, rondt die af en laat berichten toch liggen. Het ontbrekende stuk was een gewoonte, geen tool.
- Bij feedback. “Je moet beter communiceren” kan van alles betekenen, van “schrijf kortere e-mails” tot “laat je horen in vergaderingen”. Zonder te vragen wat er precies bedoeld wordt, repareer je misschien het verkeerde.
Een nuttige gewoonte: als iemand een lacune benoemt, vraag je je af of het iets is wat je niet weet, iets wat je nog niet kunt, of iets wat je wel kunt maar niet betrouwbaar doet.
Waarom organisaties competenties verschillend definiëren
Er is geen enkele algemeen aanvaarde lijst van competenties en ook geen enkele algemeen aanvaarde manier om er een op te stellen. Arbeids- en organisatiepsychologen die onderzochten hoe organisaties competentiemodellen opbouwen, constateerden dat de praktijk sterk verschilde van de ene organisatie tot de andere (Shippmann et al., 2000). Later werk formuleerde richtlijnen om het goed te doen, zoals competenties baseren op een zorgvuldige analyse van het werk zelf (Campion et al., 2011).
In de praktijk betekent dit dat de “communicatie” van de ene werkgever een lijst van waarneembaar gedrag kan zijn, en die van een andere een vaag kopje waarin schrijfvaardigheid en algemeen zelfvertrouwen door elkaar lopen. Als een vacature of een beoordelingsformulier het woord gebruikt, zoek dan de voorbeelden eronder, of vraag wat je iemand dan concreet zou zien doen. En behandel elke set van zes, ook die van JobCannon, als een redelijke manier om hetzelfde terrein op te delen, niet als de definitie.
Waar de Vaardigheidscreening en de Competentietest passen
Op JobCannon verdelen de twee hulpmiddelen het terrein. De Vaardigheidscreening inventariseert vaardigheden: wat je kunt. De Competentietest beoordeelt gedrag: hoe vaak je op zes manieren handelt op het werk. Geen van beide meet capaciteit, en de Competentietest is een zelfbeoordeling die geen gevalideerd instrument is en geen succes in een baan voorspelt.
Samen gebruikt kunnen ze een nuttige mismatch laten zien. Een lange lijst vaardigheden met een lage beoordeling voor planning wijst erop dat je het werk wel kunt maar nog niet op een betrouwbare manier doet. Het omgekeerde, sterke gewoonten en een korte vaardighedenlijst, wijst erop dat de volgende stap leren is, geen discipline. Voor wat een uitslag betekent, zie wat een competentietest is; voor de zes gebieden zelf, de zes kerncompetenties op het werk.