Jak działają rozmowy oparte na kompetencjach i jak się przygotować

„Opowiedz o sytuacji, w której…” to zdanie, które wyznacza rozmowę kwalifikacyjną opartą na kompetencjach. Prowadzący rozmowę nie robi tego z sentymentu. Prosi o prawdziwe zdarzenie, bo zdarzenie jest czymś konkretnym, co można przeanalizować, podczas gdy „jestem dobrym graczem zespołowym” to tylko deklaracja. Ten artykuł wyjaśnia, co dzieje się po drugiej stronie stołu, jak zbudowana jest dobra odpowiedź i w czym samoocena taka jak Test Kompetencji może, a w czym nie może pomóc Ci się przygotować.

Co robi prowadzący rozmowę, gdy prosi o historię

Rozmowa kwalifikacyjna oparta na kompetencjach, nazywana czasem rozmową behawioralną, jest zbudowana wokół kompetencji, których wymaga dane stanowisko. W dobrze prowadzonym procesie pracodawca z góry ustala, które z nich mają znaczenie dla tej pracy, na przykład planowanie, praca zespołowa albo rozwiązywanie problemów, i przygotowuje pytanie do każdej. Każde pytanie prosi o prawdziwy przykład: „Opowiedz o sytuacji, w której trzeba było w krótkim czasie zmienić plan.”

Prowadzący rozmowę słucha potem konkretów. Jaka była sytuacja? Jakie były Twoje własne działania? Co się stało? Często robi notatki według krótkiego przewodnika opisującego, jak brzmi słabsza, a jak mocniejsza odpowiedź. Pytania uzupełniające, takie jak „Co dokładnie padło z twojej strony?” albo „Co można było zrobić inaczej?”, służą do odróżnienia zdarzenia, które się przeżyło, od wyćwiczonego.

Porównaj to z pytaniem hipotetycznym, takim jak „Jak poradzisz sobie, gdy termin się przesunie?”, które zachęca do zgrabnej, idealnej odpowiedzi. Zdarzenie z przeszłości trudniej wypolerować, bo prawdziwe zdarzenia mają niedomknięte wątki.

Sytuacja, działanie, rezultat: kształt dobrej odpowiedzi

Większość porad sprowadza strukturę do trzech elementów, a czasem do czterech, gdy wydziela się zadanie (często nazywa się to STAR). Same nazwy mają mniejsze znaczenie niż proporcje.

1. Sytuacja: jedno lub dwa zdania kontekstu. Kto, co i dlaczego to było ważne. Nic więcej.
2. Działanie: najdłuższa część. Twoje działania, krok po kroku, wraz z uzasadnieniem. „My” jest w porządku jako kontekst, ale prowadzący rozmowę ocenia Ciebie.
3. Rezultat: co się stało, uczciwie, łącznie z tym, co nie poszło zgodnie z planem, oraz czego Cię to nauczyło.

Oto zwięzły przykład do pytania o planowanie. Sytuacja: raport dla klienta miał być gotowy w piątek, ale dane dotarły w środę po południu. Działanie: poinformowałem klienta tego samego dnia, zaproponowałem krótszą wersję na piątek i pełną na poniedziałek oraz przesunąłem dwa inne zadania, żeby zrobić miejsce. Rezultat: klient przyjął krótszą wersję, pełny raport wyszedł w poniedziałek, a przy każdym projekcie zależnym od cudzych danych teraz wcześniej proszę o materiały wejściowe.

Zwróć uwagę na to, czego tu nie ma: żadnego twierdzenia, że „zawsze” dobrze planuję, i żadnych przymiotników. Słuchający może ocenić planowanie, komunikację i zdolność adaptacji wyłącznie na podstawie działań.

Czym różni się od testu osobowości albo testu zdolności

Te trzy narzędzia oczekują od Ciebie czegoś innego.

• Test zdolności pyta, co potrafisz zrobić w tej chwili przy określonym zadaniu. Odpowiedź jest oceniana jako poprawna lub błędna.
• Kwestionariusz osobowości pyta o szerokie tendencje za pomocą ocen, a wynik opisuje Cię ogólnie, a nie w jednym momencie.
• Rozmowa kwalifikacyjna oparta na kompetencjach prosi o Twoją własną relację z konkretnego zdarzenia z przeszłości i ocenia ją, za pośrednictwem człowieka, według ustalonych kryteriów.

Ten ostatni punkt jest też słabym miejscem. Ocenia człowiek, więc wynik zależy częściowo od tego, jak dobrze opowiadasz, jak odczytuje Cię prowadzący rozmowę i jak dobrze pamiętasz szczegóły. Badania nad metodami selekcji w psychologii personalnej (Schmidt i Hunter, 1998) potwierdzają użyteczną ideę jakościową: metody ustrukturyzowane, w których każdy kandydat dostaje te same pytania związane z pracą, a odpowiedzi ocenia się według ustalonego przewodnika, zwykle dostarczają więcej informacji niż luźna, nieustrukturyzowana rozmowa. Struktura zmniejsza rolę wrażenia i przypadku, ale ich nie usuwa. Płynnie opowiadająca osoba wciąż może przyćmić kogoś, kto wykonał świetną pracę po cichu.

Jak samoocena kompetencji pomaga się przygotować

Narzędzie Test Kompetencji w serwisie JobCannon daje Ci coś praktycznego: sześć nagłówków (komunikacja, rozwiązywanie problemów, przywództwo i inicjatywa, planowanie i organizacja, zdolność adaptacji, praca zespołowa), każdy z określeniem poziomu i z Twoim własnym poczuciem mocnych stron i obszarów, które wciąż budujesz. Dobrze użyty jest systemem segregowania Twoich przykładów, a nie prognozą.

• Dla kompetencji, która wypadła na poziomie Silny, znajdź dwa prawdziwe zdarzenia, które potrafisz opowiedzieć w kształcie opisanym wyżej. Jeśli nie potrafisz, przyjrzyj się ponownie swojej ocenie.
• Dla kompetencji, która wypadła na poziomie Rozwijający się lub Początkowy, znajdź przynajmniej jeden uczciwy, niewielki przykład albo przygotuj się, by powiedzieć, co robisz, aby ten nawyk budować.
• Przeczytaj opis stanowiska. Kompetencje wybiera pracodawca, a test nie może wiedzieć, o które zapytają.

Warto jasno powiedzieć, że test nie przewiduje, jak przebiegnie rozmowa kwalifikacyjna. To samoocena, a nie narzędzie zwalidowane, i nie mierzy rzeczywistych umiejętności. Poziom „Silny” w pracy zespołowej nie jest obietnicą, że Twoja odpowiedź o pracy zespołowej będzie dobra; odpowiedź nadal musi być konkretną, prawdziwą historią. O tym, jak opisać swój wynik na głos, przeczytasz w artykule jak mówić o swojej samoocenie na rozmowie kwalifikacyjnej, a o pytaniu o mocne i słabe strony w szczególności w tekście odpowiedzi o mocnych i słabych stronach na podstawie profilu kompetencji.

Budowanie banku przykładów przed rozmową

1. Wypisz od sześciu do ośmiu zdarzeń z ostatnich kilku lat. Najlepsza jest praca, ale liczą się też studia, wolontariat i projekty w domu, jeśli są prawdziwe.
2. Przy każdym zanotuj kompetencje, które pokazuje. Jedno zdarzenie często obejmuje dwie lub trzy (sześć podstawowych kompetencji zawodowych pokazuje, jak się zazębiają).
3. Opisz sytuację, działanie i rezultat w trzech lub czterech zdaniach każde, a potem wytnij wszystko, czego słuchacz nie potrzebuje.
4. Powiedz je na głos. Odpowiedzi, które dobrze się czyta na papierze, często brzmią źle, gdy się je wypowiada.
5. Dodaj do każdego jeszcze jedną linijkę: co można było zrobić inaczej. To częste pytanie uzupełniające, a gotowa odpowiedź pomaga.

Uważaj na typowe błędy. Odpowiadanie ogólnym nawykiem zamiast zdarzeniem („Zawsze planuję z wyprzedzeniem”). Opisywanie pracy zespołu bez powiedzenia, jaki był Twój udział. Wybieranie przykładu, w którym dobry wynik był kwestią szczęścia. Recytowanie scenariusza tak gładko, że pierwsze pytanie uzupełniające wytrąca Cię z równowagi. Samoocena może wskazać właściwe nagłówki, ale przykłady muszą pochodzić z Twojego własnego życia zawodowego.